各县（市、区）财政局，市直各预算单位、各相关政府采购代理机构:
为进一步加强我市政府采购代理机构管理，规范代理机构场所建设、执业行为、内控管理，防范政府采购风险，持续优化我市政府采购营商环境，结合工作实际，现就有关事项通知如下：
一、规范办公场所硬件管理
（一）规范办公场所条件。代理机构开展现场开评标活动，应当具备独立办公场所和代理政府采购业务必需的办公条件。评审工作场所应当具备必要的设备设施，包括录音录像设备置顶、对角无死角设置等固定监控设备设施；评标区域，做到开标区、评标区、等候区物理隔离；代理我市政府采购业务的代理机构应具备符合监管部门要求的开展全流程电子化采购的基础条件。凡有意向开展远程异地评审的社会代理机构，可根据《山西省财政厅关于远程异地评审场所建设的指导意见》（晋财购〔2025〕52号）文件要求进行建设，建设完成后通过与政府采购数字化平台对接测试即可承接远程异地评审的采购业务。
（二）加强评标现场建设。做好政府采购项目线上评审环境保障，网络、软硬件设备应当满足开评标工作需要，做好系统故障应急处置预案。
（三）健全档案存放场所。代理机构应当设置专门档案保管区域，配备档案柜、防潮防火防盗设施，纸质、电子档案分类存放。落实电子化档案管理要求，完整保存政采云系统操作日志、评审资料、质疑答复等全部数据信息，不得随意删除、篡改电子档案资料。
二、提升采购代理执业水平
（一）厘清委托代理关系。代理机构必须与采购人签订书面委托代理协议，明确代理范围、双方权责、服务内容、收费标准、计费方式，严禁口头委托。严禁超出委托协议范围开展代理工作，不得接受采购人违法授意。
（二）提升采购文件编制质量。采购人委托代理机构确定采购需求和编制采购实施计划的，代理机构应当科学合理设置采购需求、资格条件和评审因素，严禁设置与项目履约无关的证书、业绩、人员条件，不得设置歧视性、排他性条款。物业、信息化等重点项目要重点核查人员配置、成本测算等内容，防范财政资金浪费。
（三）规范收费行为。代理机构收取代理服务费，应当坚持公开透明、合理适度原则。代理服务费应当在委托协议、采购公告、招标文件予以公开。严禁巧立名目向供应商收取评审费、报名费、场地费、平台使用费等协议以外费用，不得拆分项目变相提高收费标准，不得转嫁采购人应当承担的相关费用。
（四）做实组织评审及质疑答复工作。严格按照法定程序和职责组织开标、评标活动，如实记录评审现场情况。评标期间严禁无关人员进入评标区域，严格落实专家隔离管理要求，做好采购人代表、工作人员出入登记工作。规范质疑受理、答复流程，做到事实清楚、依据充分、答复严谨，不得拖延、敷衍答复质疑。
三、建立健全内部控制制度
（一）完善内部管理制度。各代理机构要建立健全岗位分工、文件审核、开评标组织、质疑处理、收费管理、档案保管、风险防控等内部管理制度，明确岗位职责，落实不相容岗位分离制度，实现受理、编制、复核、现场组织岗位相互制约。
（二）建立项目复核机制。对采购文件、评审报告、保证金收取及退还、合同文本等实行内部复核把关，重点审查评审因素合规性、收费合理性、程序完整性，保证金退还及时性等，从内部减少文件瑕疵、程序漏洞。
（三）建立风险自查机制。代理机构定期开展项目自查自纠，重点排查场所运行、执业程序、收费行为、保证金退还、档案管理等方面存在的问题，建立问题台账，做到立行立改，发现重大风险问题及时向财政部门报告。
（四）持续提升业务能力。配齐配强专职从业人员（专职从业人员是指与代理机构签订劳动合同，由代理机构依法缴纳社会全员承包费的专职人员，不包括财务、行政等非业务人员，不包括退休、外聘、兼职人员），积极加强政府采购法律法规业务学习培训，工作人员应当熟悉政府采购政策，杜绝无专业人员承接政府采购项目，建立从业人员业务台账。
四、加强政府采购监督管理
（一）落实采购人主体责任。采购人选择代理机构时，要综合考察代理机构场所条件、内控水平、执业质量、收费合理性，不得仅以价格作为选择依据。项目实施全过程加强监督，发现代理机构存在违规情形，应当及时制止并向同级财政部门报告。
（二）加大财政监管力度。财政部门将代理机构场所建设、执业行为、内控管理、收费情况等纳入政府采购常态化监督检查重点内容，结合专项检查、投诉举报核查开展抽查检查。对检查发现的违法违规行为，视违规情节轻重，依法依规作出责令限期整改、警告、罚款、列入不良行为记录名单等处理处罚；涉嫌违纪违法的，移交有关部门处理。
（三）畅通社会监督渠道。在政采云系统公开投诉举报电话，充分发挥社会监督作用，形成监管合力。
五、工作要求
各相关代理机构要对照本通知要求，立即开展自查自纠，补齐场所条件、执业操作、内控管理等短板。在今后的代理工作中应依托服务质量、专业能力、社会信誉等优势来参与市场竞争，不得以降低服务质量换取低价，也不得利用专业优势收取不合理费用。
忻州市财政局
2026年9月8日
