公告日期：2025-08-26

证券代码：838849 证券简称：东岳机械 主办券商：开源证券
东岳机械股份有限公司董事会议事规则

本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整，没有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏，并对其内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。
一、 审议及表决情况

本规则经公司 2025 年 8 月 26 日第四届董事会第一次会议审议通过，尚需
2025 年第一次临时股东会审议。
二、 分章节列示制度的主要内容

东岳机械股份有限公司

董事会议事规则

第一章 总则

第一条 为了规范东岳机械股份有限公司（简称“公司”）董事会议事和决策过程，保障董事会的工作效率和科学决策，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《非上市公众公司监督管理办法》《全国中小企业股份转让系统业务规则（试行）》、《东岳机械股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）及其他现行有关法律、法规的规定制定本规则。

第二章 董事会会议的召集和筹备

第二条 董事会会议包括定期会议和临时会议。董事会会议召开形式包括
现场会议形式和书面表决形式。

第三条 定期会议。定期会议采用现场会议形式，每年至少召开两次，由董事长召集和主持，董事会秘书应于会议召开十日之前书面通知全体董事和监事。第四条 临时会议。有下列情形之一的，董事长应在十日内召集临时董事会会议：

（一）代表十分之一以上表决权的股东提议时；

（二）三分之一以上董事联名提议时；

（三）1/2 以上独立董事；

（四）监事会提议时；

（五）法律、法规、规范性文件或《公司章程》规定的其他情形。

第五条 董事会召开临时董事会会议，应当由董事会秘书在会议召开五日之前书面通知全体董事和监事。

如有前条第（二）、（三）、（四）、（五）、（六）规定的情形，董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长履行职务；未设置副董事长或者副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由过半数董事共同推举一名董事履行职务。

董事会召开临时董事会会议的通知方式为：传真、专人送出、邮件、电话或其他口头方式。如通过电话或者其他口头方式发出会议通知，召集人应当在会议上做出说明。

董事会临时会议在保障董事充分表达意见的前提下，可以用电话会议、视频会议等其他方式进行并作出决议，并由参会董事签字。

第六条 公司召开董事会的会议通知，应以向全体董事发出书面通知的方式进行。

董事会会议通知包括以下内容：

（一）会议日期和地点；

（二）会议期限；

（三）事由及议题；

（四）发出通知的日期。

（五）联系人和联系方式。

第七条 公司董事会会议应严格按照规定的程序进行。董事会应按规定的时间事先通知所有董事，并提供足够的资料，包括会议议题的相关背景资料和有助于董事理解公司业务进展的信息和数据。董事认为资料不充分的，可以要求补充。半数以上董事认为资料不充分或论证不明确时，可联名书面向负责召集会议的董事提出延期召开董事会会议或延期审议该事项，董事会应予以采纳。

第八条 董事会秘书按照法定程序筹备董事会会议，准备董事会的报告和文件。

公司管理层向董事会提交的任何议案或报告均应当于董事会会议召开三个工作日之前将完整的议案文件送达董事会秘书。

第九条 需要董事会批准的议案中，除应有必要的背景介绍、项目可行性报告、报请董事会批准的依据及其它必要内容外，议案提呈人还应明确列明需董事会批准的内容。

第三章 董事会会议

第十条 董事会会议应当由过半数的董事亲自或委托他人出席方可举行。每一董事享有一票表决权。董事会成员人数为偶数且出现同意和反对（或弃权）票数相等的情形时，董事会可根据审议情况对相关事项进行修改并提交下次董事会会议审议，或提议将其提交股东会审议表决。法律、行政法规和本公司章程规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的，从其规定。

董事会会议应当由董事本人出席，董事因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席。独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接受
独立董事的委托。

委托书应当载明代理人的姓名、代理事项、授权范围和有效期限，并由委托人签名或盖章。委托人要独立承担法律责任。

代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事未出席董事会会议，亦未委托代表出席的，视为放……
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