公告日期：2025-04-29

哈森商贸（中国）股份有限公司

董事会秘书工作制度

第一章 总则

第一条 为规范哈森商贸（中国）股份有限公司(以下简称“公司”)董事会秘书的职责、权利、义务和责任，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工作的管理与监督，保证董事会秘书的工作效率，切实履行董事会秘书的职权，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》《上海证券交易所股票上市规则》《上海证券交易所上市公司自律监管指引第 1 号——规范运作》《哈森商贸（中国）股份有限公司章程》(以下简称《公司章程》）的有关规定，制定本制度。

第二条 公司设董事会秘书一名，董事会秘书为公司高级管理人员，对董事会负责。公司董事会在聘任董事会秘书的同时，可以委任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。

第三条 董事会秘书应遵守法律、行政法规、部门规章、规范性文件和公司章程等有关规定，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

第四条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、财务负责人及其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。
董事会秘书为履行职责有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所报告。

第五条 公司董事会秘书和证券事务代表均应遵守本制度的规定。

第二章 董事会秘书的聘任、解聘及任职资格

第六条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。聘期自聘任之日起，至本届董事会任期结束止，可连聘连任。

某一行为需由董事、董事会秘书分别做出的，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份做出。

第七条 董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，其任职资格为：

（一）具有良好的职业道德和个人品质；

（二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；

（三）具备履行职责所必需的工作经验；

（四）取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。

（五）有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

1、《公司法》规定不得担任公司高级管理人员的任何一种情形；

2、最近三年受到过中国证监会的行政处罚；

3、曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书；

4、最近三年受到过证券交易所公开谴责或三次以上通报批评；

5、被中国证监会处以证券市场禁入处罚，期限未满的；

6、本公司现任监事；

7、中国证监会及上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
拟聘任董事会秘书因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被 证监会立案调查，尚未有明确结论意见的，公司应当及时披露拟聘任该人士的 原因以及是否存在影响公司规范运作的情形，并提示相关风险。

第八条 公司应在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。

第九条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。公司董事会秘书空缺时间超过 3 个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在 6 个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第十条 公司董事会聘任董事会秘书之前应当向上海证券交易所提交以下文件：

（一）董事会推荐书，包括被推荐人符合《上海证券交易所股票上市规则》任职资格的说明、职务、工作表现及个人品德等内容；

（二）被推荐人的个人履历、学历证明、董事会秘书资格证书等；

秘书的有关材料报送上海证券交易所，上海证券交易所自收到有关材料之日起五个交易日内未提出异议的，董事会可以聘任。

第十一条 公司董事会正式聘任董事会秘书后应当及时公告并向上海证券交易所提交以下文件：

（一）董事会推荐书，包括董事会秘书符合本规则规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；

（二）董事会秘书个人简历和学历证明复印件；

（三）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；

（四）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。

上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交变更后的资料。

第十二条 董事会秘书出现以下情形之一的，董事会可以将其解聘：

（一）出现本制度第……
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