公告日期：2025-12-06

衢州东峰新材料集团股份有限公司

董事会议事规则

第一条 宗旨

为进一步规范衢州东峰新材料集团股份有限公司（下称“公司”）董事会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行职责，提高董事会规范运作和科学决策的水平，保证公司生产经营、管理工作的顺利进行，根据《中华人民共和国公司法》（下称“《公司法》”）及《衢州东峰新材料集团股份有限公司章程》（下称“《公司章程》”）等有关规定，结合公司的实际情况，制定本规则。

第二条 董事会的组成

公司设董事会，对股东会负责。

董事会由 5-9 名董事组成，由股东会选举产生，设董事长 1 人，独立董事占
公司董事会成员的比例不得低于三分之一，且至少包括一名会计专业人士。

第三条 董事长的职责

董事长应对董事会的运作负主要责任，确保建立完善的治理机制，及时将董事或高级管理人员提出的议题列入董事会议程，并确保董事及时、充分完整地获取公司经营情况和董事会各项议题的相关背景材料，以及董事会运作符合公司最佳利益。

董事长应提倡公开、民主讨论的文化，保证每一项董事会议程都有充分的讨论时间，鼓励持不同意见的董事充分表达自己的意见，确保内部董事和外部董事进行有效沟通、以及董事会科学民主决策。

董事长应采取措施与股东保持有效沟通联系，确保股东意见尤其是机构投资者和中小投资者的意见能在董事会上进行充分传达，保障机构投资者和中小投资者的提案权和知情权。

第四条 董事会办公室

董事会下设董事会办公室，处理董事会日常事务。董事会秘书兼任董事会办公室负责人。

第五条 董事会会议

董事会会议分为定期会议和临时会议。

董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。

第六条 定期会议的提案

在发出召开董事会定期会议的通知前，董事会办公室应当充分征求各董事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。

董事长在拟定提案前，应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。
第七条 临时会议

有下列情形之一的，董事长应当自接到提议后 10 日内，召集和主持临时董事会会议：

（一）代表十分之一以上表决权的股东提议时；

（二）三分之一以上董事联名提议时；

（三）审计委员会提议时；

（四）二分之一以上独立董事提议时；

（五）董事长认为必要时；

（六）总经理提议时；

（七）证券监管部门要求召开时；

（八）《公司章程》规定的其他情形。

第八条 临时会议的提议程序

按照前条规定提议召开临时董事会会议的，应当通过董事会办公室或者直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：
（一）提议人的姓名或者名称；

（二）提议理由或者提议所基于的客观事由；

（三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

（四）明确和具体的提案；

（五）提议人的联系方式和提议日期等。

提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案有关的材料应当一并提交。

董事长应当自接到提议或者证券监管部门的要求后 10 日内，召集董事会会议并主持会议。

公司召开董事会会议应当按规定事先通知所有董事，并提供充分的会议材料，包括会议议题的相关背景材料、全部由独立董事参加的会议（以下简称“独立董事专门会议”）审议情况（如有）、董事会专门委员会意见（如有）等董事对议案进行表决所需的所有信息、数据和资料，及时答复董事提出的问询，在会议召开前根据董事的要求补充相关会议材料。

两名及以上独立董事认为董事会会议材料不完整、论证不充分或者提供不及时的，可以书面向董事会提出延期召开董事会会议或者延期审议该事项，董事会应予以采纳。

第九条 会议的召集和主持

董事会会议由董事长召集和主持。董事长不能履行职务或者不履行职务的，由过半数的董事共同推举一名董事召集并主持会议。

第十条 会议通知

召开董事会定期会议和临时会议，董事会办公室应当分别提前 10 日和 3 日
将书面会议通知，通过直接送达、传真、电子邮件或者其他方式提交全体董事。非直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。

情况紧急，需要尽快召开临时董事会会议的，可以随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。

第十一条 会议通知的内容

书面会议通知应当至少包括以下内容：

（一）会议的时间、地点；

（二）会议的召开方式；

（三）拟审议的事项（会议提案）；

（四）会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议；

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