公告日期：2025-09-25

山西华阳新材料股份有限公司

董事会秘书工作制度

(2025 年 9 月修订）

第一章 总 则

第一条 为提高山西华阳新材料股份有限公司（以下简称“公
司”）治理水平，规范公司董事会秘书的选任、履职、培训和考核工作，进一步明确董事会秘书职责及其分管的工作部门，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《中华人民共和国公司法》”）、《中华人民共和国证券法》《上海证券交易所股票上市规则》（以下简称“上市规则”）等法律法规和其他规范性文件以及《公司章程》的有关规定，结合公司实际，制定本制度。
第二条 董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会
负责，应忠实、勤勉地履行职责。

第三条 董事会秘书是公司与上海证券交易所之间的指定联
络人，负责以公司名义办理信息披露、公司治理、股权管理等其他相关职责范围内的事务。

第四条 公司应当设立由董事会秘书分管的工作部门。

第二章 选 任

第五条 担任公司董事会秘书，应当具备以下条件：

（一）具有良好的职业道德和个人品质；

（二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；
（三）具备履行职责所必需的工作经验；

（四）取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。
第六条 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董
事会秘书分别作出时，则该兼任董事及公司董事会秘书的不得以双重身份作出。具有下列情形之一的不得担任公司董事会秘书：
（一）《中华人民共和国公司法》第一百七十八条规定的任何一种情形；

（二）最近 3 年曾受中国证监会行政处罚；

（三）曾被上海证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书；

（四）最近 3 年曾受上海证券交易所公开谴责或者 3 次以上
通报批评；

（五）上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第七条 董事会秘书的选聘

公司董事会秘书由董事长提名，由董事会聘任或解聘。公司拟召开董事会会议聘任董事会秘书的，应当提前 5 个交易日向上海证券交易所备案，并报送以下材料：

（一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合董事会秘书任职资格的说明、现任职务和工作履历；

（二）候选人的学历证明、董事会秘书资格证书等。

上海证券交易所自收到报送的材料之日起 5 个交易日后，未
对董事会秘书候选人任职资格提出异议的，公司可以召开董事会会议，聘任董事会秘书。

对于上海证券交易所提出异议的董事会秘书候选人，公司董
事会不得聘任其为董事会秘书。

第八条 公司解聘董事会秘书应当具备充足的理由，不得无
故将其解聘。

第九条 公司董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自
相关事实发生之日起一个月内将其解聘：

（一）本制度第六条规定的任何一种情形；

（二）连续三年未参加董事会秘书后续培训；

（三）连续三个月以上不能履行职责；

（四）在履行职责时出现重大错误或疏漏，后果严重的；

（五）违反法律法规或其他规范性文件，后果严重的。

董事会秘书被解聘时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘，向上海证券交易所提交个人陈述报告。

第十条 公司董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公
司董事会的离任审查，并办理有关档案文件、具体工作的移交手续。

董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。
第十一条 公司董事会秘书离职后，应在三个月内重新聘任。
公司董事会秘书空缺期间，公司董事会应当及时指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，并报上海证券交易所报告，同时尽快确定董事会秘书的人选。

公司董事会未指定代行董事会秘书职责的人员或董事会秘书空缺时间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在
六个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第三章 履 职

第十二条 公司董事会秘书负责公司信息披露管理事务，包
括：

（一）负责公司信息对外发布；

（二）制定并完善公司信息披露事务管理制度；

（三）督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，协助相关各方及有关人员履行信息披露义务；

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