公告日期：2025-11-24

南京市测绘勘察研究院股份有限公司

合同管理制度

（2025 年 11 月）

第一章 总则

第一条 为规范南京测绘勘测研究院股份有限公司（以下简称“公司”）合同管理工作，防范公司经营管理中的法律风险，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规和《企业内部控制基本规范》及其指引，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司、分公司及子公司的合同管理，各子公司可根据本制度结合自身实际制定实施细则。

第三条 本制度所称合同，是指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同。

第四条 公司实施合同管理的基本要求是：

合同实行分级授权，归口管理；签约主体资格及合同订立的程序、形式、内容等应当合法合规；合同履行、变更或解除应当得到有效监控；合同违约风险应当及时识别和有效处理。

第二章 职责分工与授权批准

第五条 合同管理要按照岗位职责分工，确保合同管理的不相容岗位相互分离、制约和监督。做到：

（一）合同的拟定与审批岗位分离；

（二）合同的审批与执行岗位分离。

第六条 合同订立权限实行分级授予制度，明确公司内部相关单位、部门和岗位的授权范围、授权期间、授权条件等。

（一）凡属应由股东会或董事会审批决策的事项，如对外投资、筹资、固定资产购置、担保、关联交易等，应按《公司章程》和相关制度的规定，提请股东
会或董事会批准后，管理层方可对外签订合同。

属于日常生产经营活动的事项，经总经理室认可后，相关业务部门方可开展合同的调查、谈判、签订工作。

（二）管理层负责落实合同管理制度，并直接参与重要合同的谈判、签订、履行和监控。

项目管理部是公司主营业务合同的归口管理部门。合同归口管理部门负责明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求；参与重大合同的起草、谈判、审查和签订；组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；检查合同管理的情况，对薄弱环节采取相应的措施，促进合同的履行。项目管理部管理合同专用章和法人授权委托书，综合管理部管理公司印章。

公司各业务部门负责承办与其业务相关合同的调查、谈判，起草合同和合同的会签。合同会签时，由合同经办部门评审生产、质量控制及按期交付以及信息安全、环境、职业健康安全风险控制能力，由技术质量部评审技术(设计)、产品检查能力，由项目管理部评审合同的合法性、完整性、明确性及项目预算成本。
财务管理部除负责承办与自身有关的合同外，对其他业务部门承办的合同，要审查合同的价格条款、结算期限、结算方式的合理性，并按照合同规定及时结算、监控资金的收入与支出。对重大合同，财务管理部应直接参与合同的谈判。
审计部门要参与重大合同的谈判和审查。

（三）业务经办部门合同起草后，应与公司合同归口管理部门及相关业务部门会签，部门会签后，根据审批权限报公司领导审批。

（四）公司合同签订实行法定代表人签署和授权委托签订制度。公司对外签订合同由法定代表人或其授权代理人签署，同时加盖单位印章或合同专用章。
由授权代理人签署的，法定代表人应签署授权委托书。

被授权人在授权委托的范围内签订合同。被授权人不得转委托。

（五）子公司进行重大投资、资产处置、担保、建造、重大资产租赁等事项，应按子公司章程和公司章程规定报经公司批准后，子公司方可正式签订合同。
第三章 合同编制与审核

第七条 公司对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。
合同订立前，应当充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。

第八条 公司应当根据协商、谈判等的结果，拟订合同文本，按照自愿、公平原则，明确双方的权利义务和违约责任，做到条款内容完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避免出现重大疏漏。

第九条 合同文本一般由业务经办部门起草。重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律顾问参与起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当认真审查，并根据实际情况进行适当修改。项目信息管理部牵头相关部门起草公司主营业务的格式合同。

第十条 公司各相关部门应当对合同文本进行严格审核，重点关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内……
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