公告日期：2025-09-27

山东东岳有机硅材料股份有限公司

董事会议事规则

第一章 总则

第一条 为规范山东东岳有机硅材料股份有限公司（以下简称“公司”）董事会的议事内容、办法和程序，保证董事会正确行使职权，并不断提高董事会决策的科学性、正确性和合规性，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）《深圳证券交易所创业板股票上市规则》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第2号——创业板上市公司规范运作》等有关法律、法规、规范性文件及《山东东岳有机硅材料股份有限公司章程》（以下简称“公司章程”）的有关规定，制定本规则。

第二条 董事会是本公司常设决策机构，对股东会负责，在法律法规、公司章程和股东会赋予的职权范围内行使职权，维护本公司及股东的合法权益。

第三条 董事会下设证券事务部，由董事会秘书负责，处理董事会日常事务。
第二章 董事会会议的通知和签到

第四条 董事会会议分为定期会议和临时会议。定期会议每年至少召开两次。公司召开董事会会议在正常情况下由董事长根据公司章程的规定决定召开会议的时间、地点、内容、出席对象等。会议通知由董事长签发，由董事会秘书负责通知各有关人员做好会议准备。

第五条 召开定期董事会会议，应当于会议召开10日前通知全体董事；召开临时董事会会议，应当于会议召开5日前通知全体董事。情况紧急，需要尽快召开董事会临时会议的，可以发出会议通知当天召开董事会会议，但召集人应当在会议上作出说明。董事会会议通知按以下形式发出：

（1） 定期会议应以书面形式通知，书面通知方式包括以专人送出、快递、邮件、电话、传真或者电子邮件等方式；

（2） 临时会议原则上以书面形式通知，情况紧急，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过电话或者其他口头等便捷方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。

书面的董事会会议通知包括以下内容：

（一） 会议召开时间、地点和方式；

（二） 会议召集人；

（三） 会议期限；

（四） 事由及议题；

（五） 非由董事长召集的会议应说明情况及召集董事会的依据；

（七） 会议联系人姓名和联系方式。

口头的董事会会议通知至少应包括上述第（一）项内容，以及情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的说明。

会议资料迟于通知发出的，公司应给董事以足够的时间熟悉相关材料。

第六条 董事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前3日发出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足3日的，会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。

董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好相应记录。

第七条 公司新一届董事会第一次会议无需事先通知，可在股东会选举成立公司新一届董事会后立即召开。

第八条 代表1/10以上表决权的股东、1/3以上董事、审计委员会或者过半数独立董事，可以提议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后10日内，召集和主持董事会会议。各应参加会议的人员接到会议通知后，应尽快告知董事会秘书是否参加会议。

第九条 董事如因故不能参加会议，可以委托其他董事代为出席，参加表决。
委托必须以书面方式作出，委托书上应写明代理人的姓名、代理事项、授权范围和有效期限，并由委托人签名或者盖章。代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事未出席董事会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。书面的委托书应在开会前 1 天送达董事会秘书，由董事会秘书办理授权委托登记，并在会议开始时向到会人员宣布。

授权委托书由董事会秘书按统一格式制作，随通知送达董事。委托书应包括委托人和被委托人的姓名、委托参加何时何地什么名称的会议、委托参加哪些内容的讨论并发表意见、委托对哪些议案进行表决、对某议案的表决态度等。

第十条 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则：

（一） 在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席；关联董事也不得接受非关联董事的委托；

（二） 独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接受独立董事的委托；

（三） 董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托。
（四） 一名董事不得接受超过两名董事的委托，董事……
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