公告日期：2025-08-23

杭州光云科技股份有限公司

董事会议事规则

第一章 总则

第一条 为了进一步规范杭州光云科技股份有限公司(下称“公司”)董事会的议事
方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行其职责，提高董事会规范
运作和科学决策水平，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国
证券法》《上市公司治理准则》《上海证券交易所科创板股票上市规则》(下
称《上市规则》)等相关法律、行政法规、规范性文件和《杭州光云科技
股份有限公司章程》(下称《公司章程》)的规定，制订本议事规则。

第二条 董事会秘书负责处理董事会日常事务。

第二章 董事会会议的召开

第三条 董事会会议分为定期会议和临时会议。董事会每年应当至少召开 2 次定期
会议。

第四条 在发出召开董事会定期会议的书面通知前，董事会秘书应当充分征求各董
事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。

第五条 董事长在拟定提案前，应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意
见。

第六条 有下列情形之一的，董事会应当召开临时董事会会议：

(1) 代表 1/10 以上表决权的股东提议时；

(2) 1/3 以上董事联名提议时；

(3) 审计委员会提议时；

(4) 过半数独立董事提议时；

(5) 董事长提议时；

(6) 证券监管部门要求召开时；

(7) 《公司章程》规定的其他情形。

第七条 按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过董事会秘书或者直接
向董事长提交经提议人签字(盖章)的书面提议。书面提议中应当载明下列
事项：

(1) 提议人的姓名或者名称；

(2) 提议理由或者提议所基于的客观事由；

(3) 提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

(4) 明确和具体的提案；

(5) 提议人的联系方式和提议日期等。

提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案
有关的材料应当一并提交。

第八条 董事会秘书在收到第七条所述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董
事长。董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要
求提议人修改或者补充。

董事长应当自接到提议或证券监管部门的要求后 10 日内，召集董事会会
议并主持会议。

第九条 董事会会议由董事长召集和主持。董事长不能履行职务或不履行职务时，
由过半数董事共同推举的 1 名董事召集和主持。

第三章 会议通知

第十条 召开董事会定期会议和临时会议，董事会秘书应当分别提前 10 日和 2 日
将书面会议通知，通过专人直接送达、传真、电子邮件、邮寄或其他口头
方式送达全体董事。

紧急情况下，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过电话或其他
口头方式通知，但召集人应当在会议上作出说明。

第十一条 董事会会议通知包括以下内容：

(1) 会议日期、地点；

(2) 会议的期限；

(3) 事由及议题；

(4) 发出通知的日期。

口头会议通知至少应包括上述第(1)(2)项内容，以及情况紧急需要尽快召
开董事会临时会议的说明。

第十二条 董事会会议召开前应向与会人员提供充分的会议材料，包括会议议题相关
背景材料、全部由独立董事参加的会议（下称“独立董事专门会议”……
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