公告日期：2025-08-27

董事会秘书工作制度

（2025 年 8 月修订）

第一章 总则

第一条 为保障董事会秘书依法履行工作职责，提高海南矿业股份有限公司(以下简称“公司”)股权管理、信息披露等方面工作的质量和效率，保护投资者的合法权益，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》、《上市公司章程指引》、《上海证券交易所股票上市规则》及《上海证券交易所上市公司自律监管指引第 1 号——规范运作》、《海南矿业股份有限公司章程》(以下简称“公司章程”)的规定，制定本制度。

第二条 董事会秘书是公司高级管理人员，对公司及董事会负责。董事会秘书应忠实、勤勉地履行职责，承担高级管理人员的有关法律责任，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

第三条 董事会秘书是公司与上海证券交易所以及其他证券监管机构之间的指定联络人，负责以公司名义办理负责公司股东会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料管理，办理信息披露事务等事宜。

第四条 法律、行政法规和公司章程关于董事忠实义务和勤勉义务的规定，同样适用于董事会秘书。

第五条 公司设董事会办公室，董事会办公室协助董事会秘书履行职责，向董事会秘书负责。

第二章 董事会秘书的职责

第六条 董事会秘书的主要职责是：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息
披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）筹备组织董事会会议和股东会会议，参加股东会会议、董事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，立即向上海证券交易所报告并披露；

（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促公司等相关主体及时回复上海证券交易所问询；

（六）组织董事和高级管理人员进行证券法律法规、本制度及上海证券交易所其他相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；

（七）督促董事和高级管理人员遵守法律法规、上海证券交易所相关规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事和高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向上海证券交易所报告；

（八）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务；

（九）法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。

第七条 董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括：

（一）组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议和股东会会议；协调制作并保管董事会及其专门委员会会议和股东会会议文件、会议记录，以及股东名册、相关证券持有人名册等资料；

（二）建立健全公司与信息披露相关的内部控制制度；

（三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项；

（四）积极推动公司建立健全激励约束机制；

（五）积极推动公司承担社会责任。

（六）保管董事会印章，严格按规范做好用印登记工作。

第八条 公司董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，完善公司投资者的
沟通、接待和服务工作机制。

第九条 公司董事会秘书负责公司股票及其衍生品种变动管理事务，包括：
（一）保管公司股东持股资料；

（二）办理公司限售股相关事项；

（三）督促公司董事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买卖相关规定；

（四）其他股票及其衍生品种变动管理事项。

第十条 公司董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。

第十一条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、财务负责人及其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

第十二条 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅相关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

第十三条 公司董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所报告。

第十四条 公司召开总裁办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应及时告知董事会秘书出席，并提供会议资料。

第十五条 公司董事会秘书应当与公司签订保密协议，承诺在任期期间及离任后，持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，但涉及公司违法违规……
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