公告日期：2025-08-27

哈尔滨九洲集团股份有限公司

董事会秘书工作细则

第一章 总则

第一条 为提高哈尔滨九洲集团股份有限公司（以下简称“公司”）治理水平，促进公司的规范运作，明确董事会秘书的职责权限，充分发挥董事会秘书的作用，现依据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第 2 号——创业板上市公司规范运作》（以下简称“《规范运作指引》”）等法律、法规、规范性文件和《哈尔滨九洲集团股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”），制定《哈尔滨九洲集团股份有限公司董事会秘书工作细则》（以下简称“本细则”）。

第二条 公司设董事会秘书 1 名。董事会秘书是公司的高级管理人员，对公司和董
事会负责。法律、法规、部门规章、《上市规则》《规范运作指引》及《公司章程》等对公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。董事会秘书是公司与深圳证券交易所（以下简称“交易所”）之间的指定联络人。

第三条 董事会秘书负责公司股东会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事务。

第四条 公司设立董事会办公室，由董事会秘书分管该部门工作。

第二章 选任

第五条 公司董事会应当在原任董事会秘书离职后 3 个月内聘任董事会秘书。

第六条 董事会秘书的任职资格：

（一）具有良好的个人品质和职业道德，严格遵守国家有关法律、行政法规和规范性文件，能够忠诚地履行职责，并具有良好的处理公共事务的能力；

（二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识；

（三）具备履行职责所必需的秘书、管理、股权事务等方面的工作经验；

（四）董事会秘书应经过交易所的专业培训和资格考试，取得交易所颁发的董事
会秘书资格证书。

第七条 董事会秘书应当由公司董事、副总裁、财务负责人或者《公司章程》规定的其他高级管理人员担任。

第八条 具有下列情形之一的人士，不得担任公司董事会秘书：

（一）《公司法》第一百七十八条规定的任何一种情形；

（二）最近三年内受到中国证监会行政处罚；

（三）最近三年受到交易所公开谴责或两次以上通报批评的；

（四）被中国证监会采取证券市场禁入措施，期限尚未届满的；

（五）被交易所公开认定为不适合担任公司董事、高级管理人员，期限尚未届满；
（六）因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中国证监会立案调查，尚未有明确结论意见；

（七）被人民法院列为失信被执行人；

（八）法律、法规规定及交易所认定不适合担任公司董事会秘书的其他情形。

第九条 公司董事会在有关拟聘任董事会秘书的会议召开五个交易日前应当向交易所提交其要求的文件。深圳证券交易所对董事会秘书候选人任职资格未提出异议的，公司召开董事会会议，聘任董事会秘书。公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。

证券事务代表应当具有董事会秘书的任职资格。

第十条 公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告并向交
易所提交以下文件：

（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；

（二）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等；

（三）公司董事长的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。

上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向交易所提交变更后的资料。
第十一条 董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当向交易所报告，说明原因并
公告。董事会解聘董事会秘书应当具有充分理由，董事会秘书非经法定程序不得随意解聘。董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向交易所提交个人陈述报告。

第十二条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日起一
个月内将其解聘：

（一）本细则第八条规定的任何一种情形；

（二）连续三年未参加董事会秘书后续培训；

（三）连续三个月以上不能履行职责；

（四）在履行职责时出现重大错误或疏漏，后果严重的；

（五）违反法律法规或其他规范性文……
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