公告日期：2025-08-28

山西壶化集团股份有限公司

董事会秘书工作制度

（2025 年 8 月修订）

第一章 总 则

第一条 为促进山西壶化集团股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）
规范运作，保证公司董事会秘书依法行使职权，认真履行职责，规范董事会秘书 行为，充分发挥董事会秘书的作用，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《深圳证券交易所股票上市规则》等有关法律、行政法规、部门规章、其他规范 性文件和《山西壶化集团股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的 规定，制定本制度。

第二条 董事会秘书为本公司高级管理人员，对公司和董事会负责，承担法
律、行政法规、部门规章、其他规范性文件及《公司章程》对本公司高级管理人 员所要求的义务，享有相应的工作职权，并获取相应的报酬。

第三条 董事会秘书的主要任务是协助董事长和董事处理董事会的日常工
作，持续向董事提供、提醒并确保其了解监管机构发布的有关公司运作的法规、 政策及要求，协助董事及总经理在行使职权时切实履行法律、行政法规、部门规 章、其他规范性文件及《公司章程》的有关规定；负责董事会、股东会的组织和 文件准备工作，做好会议记录，保证会议决策符合法定程序，并监督董事会决议 执行情况；负责组织协调信息披露，协调与投资者关系，增强本公司透明度；参 与组织资本市场融资；处理与中介机构、监管部门、媒体的关系。

第二章 董事会秘书任职资格

第四条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、金融、法律、管理等
专业知识，具有良好的职业道德和个人品质，并取得证券交易所颁发的《董事会 秘书资格证书》。

具有下列情形之一的不得担任董事会秘书：

（一）《公司法》第一百七十八条规定的任意一种情形：

1、无民事行为能力或者限制民事行为能力；

2、因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾五年，被宣告缓刑的，自缓刑考验期满之日起未逾二年；

3、担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理，对该公司、企业的破产负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾三年；

4、担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人，并负有个人责任的，自该公司、企业被吊销营业执照、责令关闭之日起未逾三年；
5、个人因所负数额较大债务到期未清偿被人民法院列为失信被执行人。

（二）最近三年受到过中国证券监督管理委员会（以下简称“中国证监会”）的行政处罚；

（三）曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书；

（四）最近三年受到过证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

（五）最近三年担任上市公司董事会秘书期间，证券交易所对其年度考核结果为“不合格”的次数累计达到二次以上；

（六）中国证监会及证券交易所认定不适合担任公司董事会秘书的其他情形。
第三章 董事会秘书的职责范围

第五条 董事会秘书对公司和董事会负责，应勤勉诚信地履行如下职责：
（一）负责公司信息的对外公布，协调公司信息披露事务，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司和相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会会议、董事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开的重大信息泄露时，及时向证券交易所报告并披露；

（五）关注媒体报道并主动求证报道的真实性，督促公司董事会及时回复证券交易所的问询；

（六）组织公司董事和高级管理人员对相关法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件及相关规定进行学习，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；
（七）知悉公司董事和高级管理人员违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件及其他规定和《公司章程》时，或者公司作出或可能作出违反相关规定的决策时，应当提醒相关人员，并立即向证券交易所报告；

（八）负责公司股权管理事务，保管公司董事、高级管理人员、控股股东及其董事、高级管理人员持有本公司股份的资料，并负责披露公司董事、高级管理人员持股变动情况；

（九）《公司法》《证券法》、中国证监会和证券交易所要求履行的其他职责。

第……
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