公告日期：2025-07-29

公元股份有限公司

采购与付款内控制度

（2025 年 7 月）

第一章 总则

第一条 为了加强对公元股份有限公司（以下简称“公司”）采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《企业内部控制基本规范》及配套指南、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第 1 号——主板上市公司规范运作》等相关法律、法规、规章、规范性文件和公司相关规定，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司及控股子公司。控股子公司是指公司持有其 50%以上的股份，或者能够决定其董事会半数以上成员的当选，或者通过协议或其他安排能够实际控制的公司。

第三条 本制度所称采购与付款业务，是指本公司外购原材料、商品【含半成品及外购件】、劳务、固定资产、无形资产等物资或劳务并支付货款的行为，具体包括采购计划、需求提出、采购申请、询比价、采购合同订立与订单发送、验收入库、对账结算与发票开具、登记应付账款与支付货款等一系列活动。

第四条 公司应当加强对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：

（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；
（二）请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；

（三）采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定；

（四）付款方式、程序、审批权限和与供应商的对账方法应当明确。

第二章 职责分工与授权批准

公司采购与付款业务的不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批。

（二）询价与核价、确定供应商。

（三）采购合同的订立与审核。

（四）采购、验收与相关会计记录。商品的采购人不能同时担任商品的验收工作。商品的采购、存储和使用人不能同时担任账务的记录工作。接受各种劳务的部门或主管这些业务的人员应恰当的同账簿记录人分离。

（五）付款的申请、审批与执行。审核付款的人员应同付款的人员分离，记录应付账款的人员不能同时担任付款业务。

第六条 公司应当建立采购与付款业务的授权和审批机制，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务，严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。对有集采协同效应的大宗原辅料，应实施集中或相对集中采购，以提高采购效率，降低采购成本与费用。

第七条 公司在采购与付款业务中应予以关注的控制审批要点主要包括：

（一） 建立严格的授权批准制度，明确审批人的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人的职责范围和工作要求。

（二） 授权审批人应根据采购与付款业务授权审批制度的规定，在授权范围内进行审批，不得越权审批。

（三） 经办人应在职责范围内，按照审批意见办理采购与付款业务。对于审批人超越审批范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

（四） 办理采购与付款业务的人员应根据具体情况定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。

第八条 公司应当按照计划、请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记机制，加强请购手续、采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票、计量与送货单据等文件和凭证的相互核对工作。

第三章 请购与审批控制

第九条 公司应当建立采购申请机制，依据购置商品或劳务的类型，确定相应的归口管理部门，授予相应的请购权限，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

采购需求应当与公司生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。请购部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。

第十条 公司应当根据销售计划、生产计划、补库计划、交付计划等制定采购计划，合理确定材料、在产品、产成品等存货的比例，对存货的采购实行有效管理。

公司应当根据信息系统材料库存状况，确定合适的安全存货水平和最高、最低存货水平，以及相应的经济采购批量。

第十一条 对于计划内的采购物资，具有请购权限的部门应当严格按照计划进度办理请购手续；对于超计划或计划外的采购物资，具有请购权限的部门应当对需求部门提出的申请进行……
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